Vacature: Back Office Medewerker (vervuld)

Leerpunt KOEL levert geaccrediteerde (na)scholing en vervolgopleidingen aan professionals en organisaties in de eerstelijnszorg in Nederland. De grootste doelgroep zijn de doktersassistenten. Daarnaast organiseren we nascholingen voor huisartsen, praktijkondersteuners, triagisten op de huisartsenpost en verloskundigen. Leerpunt KOEL organiseert deze nascholing op een onafhankelijke manier. We krijgen geen geld van farmaceutische bedrijven en kunnen dus objectief zijn. Daarnaast hebben we echt verstand van zaken. Onze docenten, ontwikkelaars en ondersteuners zijn zelf huisarts, praktijkassistent, triagiste, verloskundige et cetera en kennen de moderne beroepspraktijk en zorgconcepten van binnenuit. Verder ontwikkelen we onze (na)scholing vanuit de actualiteit en blijven we onze opleidingen en trainingen daaraan toetsen. Deze drie elementen zorgen ervoor dat onze nascholingen van hogere kwaliteit, eerlijker en toepasbaarder zijn voor professionals en beter aansluiten op de behoeften van patiënten dan bij veel andere nascholingsorganisaties. En daar is het Leerpunt KOEL precies om te doen.

Wil jij hier een steentje aan bijdragen? Kom dan ons team in Zwijndrecht versterken als Back Office Medewerker.

Wat verwachten wij van jou?

Je draagt zorg voor een goede administratieve en organisatorische ondersteuning van diverse projecten. Je zorgt voor een correcte verwerking van alle administratie en organisatorische activiteiten in de verschillende systemen. Je denkt en werkt mee aan proces- en kwaliteitsverbeteringen. Je bent een spin in het web en cruciale schakel in het realiseren van projecten voor onze klanten.

Hoe ziet je werkweek eruit?

Communicatie

• Beantwoorden van vragen van deelnemers, trainers/docenten, leveranciers en opdrachtgevers (via telefoon & mail).
• Voeren van de deelnemersadministratie (orderaanleg, verwerken van mutaties door deelnemers en klanten: inschrijvingen, wijzigingen, overboekingen, annuleringen, accreditatie aanvragen- en verwerkingen).

Projectmanagement

• Plannen en organiseren van trainingen en de juiste resources, incl. trainer(s), docenten, in overleg met opdrachtgever en/of collega’s.
• Bestellen en organiseren van trainings- en opleidingsmateriaal.
• Boeken van trainingslocaties.
• Verzorgen van correspondentie m.b.t. de scholingen/opleidingen.
• Bewaken van de planning en in overleg tijdig en accuraat bijstellen van de resources bij afwijkingen op de oorspronkelijke planning.
• Monitoren van klantendossiers op evaluaties, klachten en opvolging daarvan

Wie zoeken we?

• Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau (secretarieel, administratieve richting) met minimaal 2-3 jaar werkervaring
• Je bent organisatorisch en administratief erg sterk.
• Je kunt goed coördineren, prioriteiten stellen en overzicht houden.
• Je hebt een pro actieve, positieve, accurate en kritische instelling.
• Je bent proactief, ondernemend, creatief en nieuwsgierig.
• Je bent stressbestendig in tijden van hectiek en bij het behalen van deadlines.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je bent assertief in het aanspreken van collega’s en kritisch t.b.v. je werk.
• Je bent servicegericht en met een positieve uitstraling op en naar de buitenwereld.
• Je hebt goede kennis van MS Word, PowerPoint & Excel en bij voorkeur ook ander systemen.
• In alles wat je doet, werk je ‘first time right’.
• Je vindt het leuk om naar oplossingen te zoeken en bent flexibel ten aanzien van werkzaamheden en veranderingen.
• Tot slot ben je een echte teamplayer en houd je ervan om nauw samen te werken met leuke collega’s!

Wat bieden we je?

Wij bieden een uitdagende kans om te werken bij één van de leukste werkgevers van Nederland. Samen met je collega’s vorm je een topteam. Je krijgt een hoge mate van eigen verantwoordelijkheid in een creatieve, open en informele organisatie met leuke collega’s. De arbeidsomvang bedraagt minimaal 24 uur per week.

Enthousiast?

Stuur dan je motivatiebrief en CV naar Gonnie Swanenberg via g.swanenberg@leerpuntkoel.nl

Nieuwsgierig?

Neem voor extra informatie contact op  met Gonnie Swanenberg via g.swanenberg@leerpuntkoel.nl