Vacature Backoffice-projectmedewerker (vervuld)

Houd jij het hoofd KOEL en de relaties warm, terwijl er tien vragen tegelijk op je afkomen? Wil jij je communicatieve en organisatorische kracht inzetten om dé specialist in nascholing van huisartsen, doktersassistenten en andere eerstelijnsprofessionals nóg beter te maken? Dan wil Leerpunt KOEL jou graag leren kennen!

Wie zijn wij?

Leerpunt KOEL is een onafhankelijke nascholingsorganisatie voor huisartsen, doktersassistenten en andere eerstelijnsprofessionals. Onze missie is om door middel van hoogwaardige, geaccrediteerde (vervolg)opleidingen en trainingen bij te dragen aan de kennis, kunde en kwaliteit van de eerstelijnszorg. We bieden scholingen die uitstijgen boven het gewone, doordat we zowel aanbod als inhoud ontwikkelen in samenwerking met huisartsen, SOH’s, triagisten en andere zorgverleners uit de praktijk. We weten wat er speelt, en begrijpen wat er nodig is. Daarom is ons scholingsaanbod altijd actueel, relevant en praktisch toepasbaar.

Wil jij hier je steentje aan bijdragen? Kom dan ons hechte en dynamische team in Zwijndrecht versterken als backoffice-projectmedewerker!

Wat verwachten wij van jou?

Als projectmedewerker vanuit het backoffice draag je in nauwe samenwerking met je collega's zorg voor een adequate administratieve en organisatorische ondersteuning van projecten/leertrajecten t.b.v. een excellente dienstverlening en hoge klanttevredenheid. Je zorgt voor een geoliede en punctuele verwerking van alle administratie en organisatorische activiteiten in de systemen. Je denkt en werkt mee aan proces- en kwaliteitsverbetering voor de klant en voor de afdeling. Je bent een spin in het web en cruciale schakel in het realiseren van projecten/leertrajecten voor onze klanten.

Leerpunt KOEL is een kleine, hechte organisatie, waarin toeweiding en teamgevoel belangrijke waarden zijn. Deze eigenschappen zoeken we daarom ook bij jou.

Hoe ziet je werkweek eruit?

Communicatie

• Beantwoorden van vragen van deelnemers, trainers, docenten, leveranciers en opdrachtgevers (via telefoon & e-mail).
• Beheren van de klantendatabase: invoeren of wijzigen van klantgegevens
• Voeren van de deelnemersadministratie (orderaanleg, verwerken van mutaties door deelnemers en klanten: inschrijvingen, wijzigingen, overboekingen, annuleringen).

Projectmanagement

• Plannen en organiseren van trainingen en de bijbehorende faciliteiten, incl. trainer(s), docenten, in overleg met opdrachtgever en project-/programmamanager.
• Bestellen en organiseren van trainings- en opleidingsmateriaal. 
• Boeken van trainingslocaties, hotelaccommodaties etc.
• Inrichten van de leeromgeving, koppelen van deelnemers, organiseren van inhoud t.b.v. training, project en klant (indien voorkomend).
• Verzorgen van correspondentie m.b.t. de projectorganisatie/het leertraject.
• Bewaken van de planning en in overleg met de project/programmamanager tijdig en accuraat bijstellen van de resources bij afwijkingen op de oorspronkelijke planning.
• Monitoren van klantendossiers op evaluaties, klachten en opvolging. Verzorging van 1e- en 2e-lijnsklachtenafhandenling als dit nodig is.
• Up-to-date houden van het project-/klantdossier, planning en actielijsten, zodat dit te allen tijde verantwoord en overdraagbaar is.

Wie zoeken we?

• Je hebt een mbo+ werk- en denkniveau (secretarieel, administratieve richting) met 2-3 jaar werkervaring.
• Je bent organisatorisch en administratief erg sterk. 
• Je kunt goed coördineren, prioriteiten stellen en overzicht houden.
• Je hebt een pro-actieve, positieve, accurate en kritische instelling.
• Je bent ondernemend, creatief en nieuwsgierig.
• Je bent stressbestendig in tijden van hectiek en bij het werken met deadlines.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je bent assertief in het aanspreken van collega’s en kritisch ten aanzien van je werk.
• Je bent servicegericht en met een positieve uitstraling op en naar de buitenwereld.
• Je hebt goede kennis van MS Word, PowerPoint & Excel en bij voorkeur ook andere systemen.
• In alles wat je doet, ga je voor ‘first time right’.
• Je vindt het leuk om naar oplossingen te zoeken en bent flexibel ten aanzien van werkzaamheden en veranderingen.
• Tot slot ben je een echte teamplayer en houd je ervan om nauw samen te werken met leuke collega’s!

Wat bieden we je?

Wij bieden een uitdagende kans om te werken bij één van de leukste werkgevers van Nederland. Samen met je collega’s vorm je een topteam. Je krijgt een hoge mate van eigen verantwoordelijkheid in een creatieve, open en informele organisatie met leuke collega’s. De arbeidsomvang bedraagt minimaal 32 uur per week.

Enthousiast? 

Stuur dan je motivatiebrief en CV naar Gonnie Swanenberg via g.swanenberg@leerpuntkoel.nl

Eerst nog een paar vragen stellen? 

Dat kan! Neem ook voor aanvullende informatie contact op  met Gonnie Swanenberg via g.swanenberg@leerpuntkoel.nl.